Grundsätzlich muss jede Einnahme einzeln aufgezeichnet werden. Davon gibt es nur wenige Ausnahmen:
Eine Ausnahme gilt nur für:

• Einzelhändler, die
• Waren von geringem Wert an eine
• Vielzahl von unbekannten Kunden verkaufen.

Nur in diesen Fällen darf eine sogenannte „offene Ladenkasse“ geführt werden. In allen anderen Fällen muss jeder einzelne Geschäftsvorfall auch einzeln aufgezeichnet werden. Da es in Deutschland (noch) keine Registrierkassenpflicht gibt, kann die Aufzeichnung entweder elektronisch mit Hilfe eine Registrierkasse oder in Papierformgemacht werden.

Aufbewahrung der Aufzeichnungen
Die Grundregel lautet:

Aufzeichnungen müssen in der Form aufbewahrt werden, wie sie erfasst wurden. Das heißt: Was schriftlich in Papierform aufgezeichnet wurde, muss auch so aufbewahrt werden (kann aber eventuell digitalisiert werden), was elektronisch aufgezeichnet wurde muss auch elektronisch aufbewahrt werden.

Elektronisch erstellte Aufzeichnungen dürfen nicht in Papierform aufbewahrt werden.

Zum 31.12.2016 läuft eine seit 2010 bestehende Übergangsreglung aus. Ab dem 01.01.2017 müssen daher die Aufzeichnungen einer elektronischen Registrierkasse, die ja Einzelaufzeichnungen sind, auch elektronisch einzeln aufbewahrt, das heißt als Datei gespeichert werden und jederzeit auslesbar sein.

Registrierkassen, die zwar einzeln aufzeichnen, aber nicht auf Dauer (10 Jahre) speichern
können müssen entweder mit einer Schnittstelle zur Übergabe der Daten an einen externen
Speicher nachgerüstet werden oder verschrottet werden. Sie dürfen nicht weiterverwendet
werden.

Wie sollten Sie weiter vorgehen:

1. Überlegung: Fallen Sie unter die oben genannte Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht für Einzelhändler?
2. Überlegung: Wenn Sie (im Regelfall) einzelaufzeichnungspflichtig sind in welcher Form sollen die Aufzeichnungen erfolgen? In Papierform oder elektronisch mit Hilfe einer Registrierkasse.

Falls Sie zu diesen Punkten Hilfe brauchen sprechen Sie uns bitte an, gerne auch per Mail.